Particularmente para novos projetos de BI, é essencial aprender com os erros de outros para que o projeto não falhe.

No passado, as companhias gastavam muito dinheiro com BI, mas nem sempre conseguiam alcançar os resultados pretendidos. Prova disso, as reclamações dos usuários sobre a falta da qualidade dos dados e a dificuldade de utilização dos sistemas e ferramentas de BI, assim como relatórios incompletos ou dados imprecisos que impactam a tomada de decisões. Estas debilidades são causadas por fraquezas funcionais e organizacionais na implementação de projetos de Business Intelligence.

Particularmente para novos projetos de BI, é essencial aprender com os erros de outros para que o projeto não falhe. A Information Builders compilou 10 regras de ouro para a implementação.

1. Definir os requisitos funcionais.

Comparações por indicadores de desempenho (KPI – Key Performance Indicators) são o centro de qualquer aplicação de BI. A equipe do projeto, composta por colaboradores do departamento de TI e de outros departamentos especializados, deve determinar que informação deve ser disponibilizada pelas aplicações de BI, quando é necessário estar disponível e em que formato.

2. Definir os grupos de utilizadores.

A equipe do projeto deve definir quem são os utilizadores da solução de BI. Existem geralmente três grupos de utilizadores: utilizadores gerais de relatórios; os produtores e analistas que avaliam os dados; e finalmente os gestores que decidem os objetivos.

3. Envolver os utilizadores numa fase inicial.

Na fase inicial, o departamento de TI deve criar um protótipo simples da solução. Desta forma, pode ser feita uma revisão para assegurar que os requisitos essenciais serão incluídos desde o início. Na implementação de um projecto de BI, os colaboradores dos departamentos especializados devem sempre ser incluídos paralelamente, uma vez que são esses indivíduos que, no futuro, irão trabalhar com as aplicações. Quando se testar o protótipo, esses colaboradores podem determinar se o projeto segue o escopo.

4. Ter apoio da Gestão.

A equipe do projeto deve ter apoio da gestão. Esta é a única forma de garantir que os objetivos corporativos a curto e longo prazo sejam incorporados. A implementação é monitorizada pela comparação de indicadores de desempenho (KPI) permanentes dos rácios operacionais mais importantes.

5. Identificar os Indicadores de Desempenho (KPI) requeridos.

São necessários valores operativos para a gestão dos processos de uma companhia. A equipa de projecto deve defini-los em conjunto com o departamento especialista. No manuseamento e produção de materiais, por exemplo, indicadores de desempenho tais como “custo do material por cada componente” ou “volume de negócio por colaborador” são variáveis provadas. Isto torna mais fácil determinar se os objetivos foram alcançados ou não.

6. Garantir a integração e qualidade dos dados.

Integração dos dados é um fator decisivo para o sucesso de um projeto de BI. A equipe deve identificar os sistemas operacionais nos quais a informação requerida está disponível e como os dados devem ser acessados. Para informação atualizada, o acesso direto é a melhor opção. Se a qualidade dos dados brutos não for suficiente, isso deverá ser melhorado com as ferramentas de software apropriadas para acessar todas as fontes de dados.

7. Descubra que ferramentas de BI já estão disponíveis na empresa.

Quando um novo projeto é iniciado, é necessário determinar se as ferramentas existentes para os usuários finais devem continuar a ser utilizadas ou se devem ser substituídas completamente. Na maioria dos casos, a padronização num único sistema de BI é preferível para garantir consistência na disponibilização da informação dentro da empresa.

8. Escolher o Software de BI correto.

Com uma Proof-of-Concept (PoC), a equipe de projeto decide o software mais adequado, baseando-se geralmente  em um briefing específico. Este procedimento permite à equipe de projeto garantir com maior grau de certeza de que o software se adequa ao seu negócio.

9. Limitar o tempo de execução do projeto.

Aqui aplica-se a velha regra: “Tudo o que dure mais que seis meses deixa de ser um projeto e passa a ser um problema.” Quando se implementa um novo projeto de BI, os departamentos especializados devem estar centrados e proceder em claros passos definidos. Os subprojetos devem ser desenvolvidos para que os primeiros módulos executáveis e operacionais estejam disponíveis depois de dois ou três meses.

10. Um projeto de BI é um processo constante.

Os requisitos das companhias mudam constantemente e o mesmo se aplica a uma aplicação de BI. Todas as soluções de BI têm de ser continuamente desenvolvidas e otimizadas em uma base permanente. Esta é a única forma que têm de cumprir os requisitos.

“O BI é, antes de tudo, uma tarefa de controle, compras, marketing e vendas. Os departamentos de negócio estão familiarizados com os requisitos individuais em termos de gestão da performance funcional e sabem que parâmetros e dados necessitam para controlar os seus processos de negócio”, afirma Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany da Information Builders em Eschborn. “O departamento de TI deve construir a infra-estrutura para as aplicações de BI e assegurar uma operação de confiança”.

(Klaus Hofmann zur Linden)

* fonte: IDG Now!